چگونه وقت تایید مدارک سفارت بلژیک بگیریم؟ راهنمای کامل مراحل، هزینه ها و مدارک لازم - مجله وبلاگ فروش

برای دریافت مشاوره و خدمات تخصصی گردشگری و سفر به سراسر دنیا با bestcanadatours.com مجری مستقیم تورهای مسافرتی و گردشگری همراه باشید.

نقش سفارت بلژیک و شرکت وی‌اف‌اس گلوبال (VFS Global) در فرآیند تایید مدارک

مرجع اصلی و نهایی برای قانونی کردن و تایید مدارک ایرانی جهت استفاده در بلژیک، سفارت این کشور در تهران است. با این حال، بخش قابل توجهی از خدمات اولیه کنسولی، از جمله فرآیند تعیین وقت برای تایید مدارک، توسط یک شرکت خصوصی به نام وی‌اف‌اس گلوبال (VFS Global) مدیریت می‌شود.وی‌اف‌اس گلوبال به عنوان کارگزار رسمی سفارت بلژیک و بسیاری دیگر از سفارتخانه‌ها در ایران و سایر نقاط جهان فعالیت می‌کند. این شرکت وظیفه ارائه خدمات واسطه‌ای مانند اطلاع‌رسانی، دریافت درخواست‌ها، جمع‌آوری اطلاعات بیومتریک (انگشت‌نگاری و عکس‌برداری) و برنامه‌ریزی وقت ملاقات را بر عهده دارد. بنابراین، متقاضیان تایید مدارک برای سفارت بلژیک، در بسیاری از موارد، ابتدا باید از طریق پلتفرم آنلاین VFS Global اقدام به رزرو وقت نمایند.مهم است که بدانیم VFS Global صرفاً یک کارگزار خدماتی است و هیچ‌گونه نقشی در تصمیم‌گیری نهایی در مورد تایید یا عدم تایید مدارک، و یا صدور یا رد ویزا ندارد. این اختیارات منحصراً در صلاحیت مقامات کنسولی سفارت بلژیک است. برون‌سپاری این خدمات اولیه به VFS Global می‌تواند مزایایی همچون استانداردسازی رویه‌ها و تسریع نسبی در برخی مراحل را به همراه داشته باشد. اما از سوی دیگر، این امر متقاضیان را با یک لایه بوروکراتیک اضافی مواجه ساخته و معمولاً هزینه‌هایی تحت عنوان "هزینه خدمات VFS" را نیز به مجموع هزینه‌های فرآیند اضافه می‌کند. علاوه بر این، هرگونه نقص یا مشکل در سیستم‌های آنلاین یا ظرفیت پاسخگویی VFS Global می‌تواند به طور مستقیم بر روند کار متقاضیان تاثیر گذاشته و باعث بروز چالش‌هایی شود، موضوعی که با توجه به گزارش‌هایی مبنی بر "صف‌های طولانی، ظرفیت محدود و سردرگمی در مراحل" ، قابل تامل است.

مراحل پیش از مراجعه: آماده‌سازی دقیق مدارک، کلید موفقیت

پیش از آنکه برای تایید مدارک به سفارت بلژیک یا مرکز VFS Global مراجعه کنید، انجام دقیق مراحل آماده‌سازی مدارک از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. این مراحل، پایه و اساس موفقیت در فرآیند لگالیزاسیون را تشکیل می‌دهند.

اولین گام، تهیه اصل تمامی اسناد و مدارک لازم از مراجع ذی‌صلاح و صادرکننده در ایران است. این مدارک باید کامل، بدون نقص و دارای مهرهای لازم از سازمان مربوطه باشند.پس از جمع‌آوری اصول مدارک، مرحله ترجمه رسمی آن‌ها فرا می‌رسد. کلیه مدارکی که قرار است به تایید سفارت بلژیک برسند، باید به یکی از زبان‌های رسمی مورد قبول سفارت (معمولاً فرانسوی، هلندی، آلمانی یا انگلیسی، که اغلب فرانسوی یا انگلیسی برای متقاضیان ایرانی کاربرد دارد) ترجمه شوند. این ترجمه‌ها الزاماً باید توسط مترجم رسمی قوه قضاییه انجام شده و بر روی سربرگ رسمی دادگستری، همراه با مهر و امضای مترجم رسمی ارائه گردند. انتخاب یک دارالترجمه رسمی معتبر و با تجربه در امور مربوط به سفارتخانه‌ها می‌تواند در این مرحله بسیار راهگشا باشد.در برخی موارد، و بسته به نوع مدرک یا درخواست خاص نهاد بلژیکی (مانند دانشگاه یا کارفرما)، ممکن است لازم باشد ترجمه‌های رسمی پیش از ارائه به سفارت بلژیک، به تایید وزارت دادگستری و سپس وزارت امور خارجه جمهوری اسلامی ایران نیز برسند. این یک مرحله داخلی در ایران است که به ترجمه رسمیت بیشتری می‌بخشد. نکته قابل توجه این است که لزوم یا عدم لزوم این تاییدیه‌های داخلی برای همه مدارک و همه متقاضیان یکسان نیست و اغلب به استعلام متقاضی از "طرف بلژیکی" بستگی دارد. این موضوع می‌تواند برای برخی متقاضیان ایجاد ابهام کند و نشان می‌دهد که مسئولیت تحقیق و کسب اطلاع دقیق در این خصوص بر عهده خود فرد است. در صورت نیاز به این تاییدات، باید پس از دریافت ترجمه رسمی ممهور به مهر مترجم، ابتدا برای تایید وزارت دادگستری و سپس برای تایید وزارت امور خارجه اقدام نمود. برخی دارالترجمه‌های رسمی، خدمات مربوط به اخذ این تاییدات را نیز با دریافت هزینه انجام می‌دهند که می‌تواند در صرفه‌جویی وقت متقاضی موثر باشد. فرآیند اخذ این دو تاییدیه معمولاً چند روز کاری به طول می‌انجامد (به عنوان مثال، تایید دادگستری حدود یک روز کاری و تایید وزارت امور خارجه حدود دو روز کاری).

فرآیند "لگالایز" (قانونی کردن) مدارک ترجمه شده توسط سفارت بلژیک

یکی از مهم‌ترین نکات در فرآیند آماده‌سازی مدارک برای ارائه به مقامات بلژیکی، به ویژه برای متقاضیان ویزاهای بلندمدت (اقامت)، الزام به "لگالایز" یا قانونی کردن مدارک ترجمه شده توسط خود سفارت بلژیک، پیش از ارائه درخواست ویزا در مرکز VFS Global است. اطلاعیه‌های رسمی سفارت بلژیک و VFS Global به صراحت بر این موضوع تاکید دارند.

این بدان معناست که اگر شما متقاضی ویزای تحصیلی، کاری، الحاق خانواده یا هر نوع ویزای دیگری هستید که منجر به اقامت طولانی مدت در بلژیک می‌شود، باید ابتدا تمامی مدارک مورد نیاز خود را (پس از ترجمه رسمی و در صورت لزوم، اخذ تاییدیه‌های وزارت دادگستری و امور خارجه ایران) به تایید نهایی سفارت بلژیک در تهران برسانید. تنها پس از انجام این مرحله و دریافت مهر لگالیزاسیون سفارت بر روی مدارک، می‌توانید برای ارائه درخواست ویزای خود به مرکز VFS Global مراجعه کنید.

اهمیت این الزام "پیش-لگالیزاسیون" به قدری است که درخواست‌های ویزای بلندمدت که فاقد مدارک قانونی شده توسط سفارت باشند، ناقص تلقی شده و در مرکز VFS Global پذیرفته نخواهند شد. این رویه نشان می‌دهد که سفارت بلژیک یک نقش کنترلی و دروازه‌بانی مهم را حتی قبل از مرحله رسمی ثبت درخواست ویزا از طریق VFS ایفا می‌کند. این فرآیند دو مرحله‌ای (ابتدا لگالیزاسیون در سفارت، سپس ارائه درخواست ویزا در VFS) برای ویزاهای بلندمدت، با فرآیند احتمالی ساده‌تر برای ویزاهای کوتاه‌مدت شنگن (که ممکن است تنها به ترجمه رسمی مورد تایید وزارت خارجه نیاز داشته باشند) تفاوت اساسی دارد و عدم توجه به آن می‌تواند منجر به اتلاف وقت، هزینه و حتی رد اولیه درخواست ویزا شود.

چگونه برای تایید (لگالایز) مدارک از سفارت بلژیک وقت بگیریم؟

پس از آماده‌سازی کامل مدارک ترجمه شده (و در صورت لزوم، تایید شده توسط وزارت دادگستری و امور خارجه ایران)، گام بعدی رزرو وقت برای ارائه این مدارک به سفارت بلژیک جهت لگالیزاسیون نهایی است. در حال حاضر، اصلی‌ترین روش برای این کار، استفاده از سامانه آنلاین شرکت VFS Global، کارگزار رسمی سفارت بلژیک در ایران، است.

متقاضیان باید به وب‌سایت رسمی VFS Global برای بلژیک در ایران به آدرس https://visa.vfsglobal.com/irn/fa/bel مراجعه کنند. فرآیند کلی به شرح زیر است:

1. ایجاد حساب کاربری: ابتدا لازم است یک حساب کاربری شخصی در پورتال VFS Global ایجاد کنید. در این مرحله اطلاعات اولیه شما دریافت می‌شود.
2. انتخاب خدمت: پس از ورود به حساب کاربری، گزینه مربوط به "وقت سفارت" یا "رزرو وقت ملاقات" (Schedule an Appointment) را انتخاب نمایید. سپس باید نوع خدمت مورد نظر، یعنی تایید یا لگالیزاسیون مدارک را مشخص کنید.
3. ورود اطلاعات: اطلاعات درخواستی، از جمله شماره پاسپورت، اطلاعات تماس و سایر مشخصات لازم را با دقت وارد کنید.
4. انتخاب تاریخ و زمان: از میان تاریخ‌ها و زمان‌های در دسترس که توسط سیستم نمایش داده می‌شود، یک وقت مناسب را انتخاب و رزرو کنید.
5. پرداخت هزینه (در صورت وجود): در برخی موارد، ممکن است برای نهایی شدن رزرو وقت، نیاز به پرداخت هزینه‌ای از طریق درگاه پرداخت آنلاین موجود در سایت باشد.
6. دریافت تاییدیه: پس از تکمیل موفقیت‌آمیز مراحل، یک ایمیل تاییدیه حاوی جزئیات وقت ملاقات برای شما ارسال خواهد شد. پرینت این ایمیل تاییدیه برای مراجعه در روز مقرر الزامی است و بدون آن، VFS از پذیرش شما خودداری خواهد کرد.

سیستم VFS Global معمولاً وقت‌های ملاقات را به صورت "عادی" ارائه می‌دهد. گزینه "وقت فوری" نیز ممکن است در سیستم تعریف شده باشد، اما به دلیل حجم بالای تقاضا برای خدمات سفارت بلژیک، این گزینه اغلب در دسترس نیست یا به سختی یافت می‌شود.در خصوص امکان لغو یا تغییر وقت ملاقات، معمولاً این امکان تا 2 روز قبل از تاریخ رزرو شده وجود دارد و در این صورت ممکن است هزینه پرداختی (در صورت وجود) عودت داده شود یا تغییر بدون جریمه انجام پذیرد. اما در صورت لغو دیرهنگام یا عدم حضور در روز ملاقات، هزینه معمولاً غیرقابل استرداد بوده و وقت ملاقات از دست خواهد رفت و متقاضی باید مجدداً برای رزرو وقت اقدام کند.متاسفانه، به دلیل ظرفیت محدود سیستم نوبت‌دهی آنلاین و تقاضای بسیار بالا، گرفتن وقت از VFS Global برای سفارت بلژیک می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. این وضعیت منجر به شکل‌گیری بازاری برای خدمات "خرید وقت" توسط برخی موسسات مهاجرتی یا دارالترجمه‌ها شده است. این موسسات با دریافت هزینه‌ای که گاه قابل توجه است، اقدام به رصد مداوم سیستم و رزرو وقت برای متقاضیان می‌کنند. هرچند این خدمات می‌تواند برای افرادی که با سیستم آشنایی ندارند یا زمان کافی برای پیگیری مداوم ندارند، راهگشا باشد، اما از سوی دیگر هزینه و استرس مضاعفی را به متقاضیان تحمیل کرده و سوالاتی را در مورد عدالت و شفافیت در دسترسی به خدمات کنسولی ایجاد می‌کند.

مدارک عمومی و اختصاصی مورد نیاز برای تایید در سفارت بلژیک

برای ارائه مدارک جهت تایید (لگالیزاسیون) در سفارت بلژیک، مجموعه‌ای از مدارک عمومی و همچنین مدارک اختصاصی بسته به نوع سندی که نیاز به تایید دارد، مورد نیاز است. دقت در تهیه و تکمیل این مدارک نقش بسزایی در موفقیت فرآیند دارد.

مدارک عمومی که معمولاً برای اکثر درخواست‌های تایید لازم هستند:

• اصل پاسپورت معتبر: پاسپورت باید دارای اعتبار کافی باشد (طبق یک منبع حداقل 3 ماه اعتبار و 2 صفحه خالی و طبق منبع دیگر حداقل 6 ماه اعتبار ). توصیه می‌شود اعتبار پاسپورت بیش از 6 ماه باشد.
• کپی از صفحات پاسپورت: معمولاً کپی از صفحه اول (اطلاعات هویتی) و صفحاتی که دارای ویزا یا مهرهای ورود و خروج هستند، درخواست می‌شود.
• اصل شناسنامه و کارت ملی به همراه کپی آن‌ها.
• عکس پرسنلی رنگی جدید: با پس‌زمینه سفید، مطابق با استانداردهای عکس پاسپورت یا ویزای شنگن (تعداد مورد نیاز معمولاً 2 یا 3 قطعه است و باید اخیراً گرفته شده باشد).
• فرم درخواست تکمیل‌شده (در صورت نیاز): برای فرآیند لگالیزاسیون، ممکن است فرم خاصی نیاز نباشد، اما اگر این اقدام بخشی از درخواست ویزا باشد، فرم مربوط به ویزا باید تکمیل شود. برای اطمینان، باید آخرین رویه سفارت بررسی شود.
• پرینت برگه تایید وقت از VFS Global: همانطور که پیشتر ذکر شد، این مدرک برای ورود به مرکز VFS و پیگیری فرآیند ضروری است.

• اصل مدارکی که نیاز به تایید دارند به همراه ترجمه رسمی آن‌ها: این شامل تمامی اسنادی است که برای لگالیزاسیون ارائه می‌شوند.

مدارک اختصاصی (نمونه‌هایی بسته به هدف از تایید و نوع مدرک):

• مدارک تحصیلی: اصل دانشنامه، ریزنمرات، گواهی‌های پایان دوره و سایر مدارک مرتبط با سوابق تحصیلی.
• مدارک شغلی: گواهی اشتغال به کار با ذکر سمت و سابقه، قرارداد کار، فیش‌های حقوقی اخیر، سوابق بیمه تامین اجتماعی.
• مدارک مربوط به ازدواج: اصل سند ازدواج رسمی (جهت تایید خود سند یا برای اثبات نسبت خانوادگی در مواردی مانند درخواست ویزای الحاق به خانواده یا استفاده از دعوتنامه خانوادگی).
• مدارک هویتی و خانوادگی دیگر: گواهی تولد (به خصوص برای کودکان)، شناسنامه والدین در صورت اقدام برای فرزند زیر 18 سال.
• اسناد ملکی و حقوقی: سند مالکیت، وکالت‌نامه‌های رسمی، احکام دادگاه.
• گواهی عدم سوء پیشینه کیفری: در صورت نیاز برای برخی انواع ویزاها یا درخواست‌ها.
• مدارک مالی: گواهی تمکن مالی از بانک، پرینت گردش حساب بانکی (این مدارک بیشتر برای درخواست ویزا اهمیت دارند، اما اگر نیاز به تایید رسمی آن‌ها برای ارائه به یک نهاد خاص در بلژیک باشد، باید در لیست قرار گیرند).

نکات مهم در مورد مدارک:

• لیست دقیق مدارک مورد نیاز می‌تواند بسته به شرایط فردی، هدف از سفر یا ارائه مدرک به بلژیک، و آخرین تغییرات در مقررات سفارت متفاوت باشد. همواره اکیداً توصیه می‌شود که پیش از هر اقدامی، آخرین لیست مدارک را از وب‌سایت رسمی سفارت بلژیک در تهران یا وب‌سایت VFS Global چک کرده و یا در صورت امکان، با آن‌ها مشورت نمایید.
• کلیه کپی‌های مدارک باید خوانا و بر روی کاغذ با زمینه سفید تهیه شوند.

جدول زیر می‌تواند به عنوان یک راهنمای اولیه برای مدارک عمومی و چند نمونه از مدارک اختصاصی رایج به همراه نکات کلیدی آن‌ها عمل کند:

این جدول به متقاضیان کمک می‌کند تا یک دید کلی و چک‌لیست اولیه از مدارک مورد نیاز داشته باشند و اهمیت ترجمه رسمی و همراه داشتن اصول مدارک را بهتر درک کنند.

هزینه‌های مرتبط با فرآیند تایید مدارک

فرآیند تایید مدارک برای سفارت بلژیک شامل چندین مرحله است که هر یک ممکن است هزینه‌های خاص خود را داشته باشند. آگاهی از این هزینه‌ها و آماده‌سازی مبالغ مورد نیاز، به ویژه به صورت نقدی، برای جلوگیری از بروز مشکل در روز مراجعه ضروری است. هزینه‌های این فرآیند چندلایه و پراکنده هستند و متقاضیان باید برای یک هزینه کلی قابل توجه آماده باشند که فراتر از هزینه اعلامی یک بخش خاص (مثلاً فقط هزینه لگالیزاسیون سفارت) است.

هزینه خدمات VFS Global: شرکت VFS Global به عنوان کارگزار سفارت، برای خدماتی که ارائه می‌دهد (مانند رزرو وقت، پذیرش مدارک، انگشت‌نگاری و اطلاع‌رسانی) هزینه‌ای دریافت می‌کند. این هزینه معمولاً به یورو تعیین و دریافت می‌شود. به عنوان مثال، در یک مورد هزینه خدمات کارگزاری 34 یورو ذکر شده است. این هزینه معمولاً باید به صورت نقدی در مرکز VFS پرداخت شود.

هزینه لگالیزاسیون هر مدرک توسط سفارت بلژیک: سفارت بلژیک برای بررسی و تایید (مهر زدن و قانونی کردن) هر برگ از مدارک ترجمه شده، هزینه‌ای مجزا دریافت می‌کند. طبق اطلاعات موجود، این هزینه برای هر برگه از مدارک ترجمه شده، 20 یورو است که باید به صورت نقدی در زمان مراجعه حضوری به سفارت (یا بخشی که مسئول لگالیزاسیون است) پرداخت گردد.

هزینه‌های ترجمه رسمی: هزینه ترجمه رسمی مدارک به زبان مورد قبول سفارت، بسته به تعداد صفحات مدارک، زبان ترجمه و تعرفه دارالترجمه رسمی متفاوت خواهد بود. این هزینه باید مستقیماً به دارالترجمه پرداخت شود.

هزینه‌های احتمالی تاییدیه‌های وزارت دادگستری و وزارت امور خارجه ایران: در صورتی که مدارک شما نیاز به تایید این دو وزارتخانه پیش از ارائه به سفارت بلژیک داشته باشند، هزینه‌های مربوط به تمبر و خدمات اداری این وزارتخانه‌ها نیز به مجموع مخارج اضافه خواهد شد. این هزینه بسته به نوع و تعداد مدارک متغیر است.

هزینه‌های جانبی: شامل مواردی مانند هزینه تهیه عکس پرسنلی استاندارد، هزینه کپی برابر اصل مدارک (در صورت نیاز) و سایر هزینه‌های پیش‌بینی نشده کوچک.

هزینه‌های احتمالی خرید وقت از واسطه‌ها: همانطور که پیشتر اشاره شد، به دلیل دشواری در رزرو وقت از طریق سیستم آنلاین VFS، برخی متقاضیان ممکن است از خدمات موسسات یا افرادی که در زمینه "خرید وقت" فعالیت می‌کنند، استفاده کنند. این خدمات هزینه‌های جداگانه‌ای دارند که می‌تواند قابل توجه باشد (به عنوان مثال، مبالغی از 4 تا 5 میلیون تومان به اضافه هزینه خود VFS گزارش شده است).نکته بسیار مهم در مورد پرداخت‌ها: اکیداً توصیه می‌شود که در روز مراجعه به مرکز VFS Global و یا سفارت، مبالغ مورد نیاز را به صورت پول نقد و ترجیحاً به یورو (برای هزینه‌هایی که به یورو اعلام شده‌اند) و همچنین ریال (برای هزینه‌های داخلی احتمالی) به همراه داشته باشید. در برخی منابع توصیه شده است که متقاضیان حداقل معادل 100 یورو پول نقد همراه داشته باشند تا بتوانند هزینه‌های مختلف را پوشش دهند. عدم شفافیت کامل یا تغییرات احتمالی در ساختار هزینه‌ها می‌تواند برنامه‌ریزی مالی را برای متقاضیان دشوار سازد، لذا آمادگی برای پرداخت نقدی اهمیت ویژه‌ای دارد.

جدول زیر خلاصه‌ای از انواع هزینه‌های احتمالی و نحوه پرداخت آن‌ها را نشان می‌دهد:

این جدول به متقاضیان کمک می‌کند تا یک دید کلی نسبت به تمام هزینه‌های بالقوه داشته باشند و بتوانند بودجه‌بندی دقیق‌تری انجام دهند.

روز مراجعه حضوری: نکات کلیدی برای یک تجربه بی‌دردسر

مراجعه حضوری به مرکز VFS Global یا سفارت بلژیک برای ارائه مدارک جهت تایید، مرحله‌ای مهم است که با رعایت برخی نکات می‌توان آن را با آرامش و موفقیت بیشتری طی کرد.

حضور به‌موقع: اکیداً توصیه می‌شود که حداقل 15 تا 30 دقیقه زودتر از وقت تعیین شده در محل حاضر شوید. وقت ملاقات کاملاً شخصی است و به هیچ عنوان قابل انتقال به فرد دیگری نیست. تاخیر می‌تواند منجر به از دست رفتن نوبت شود.

مدارک همراه:

• اصل تمامی مدارک مورد نیاز که قصد تایید آن‌ها را دارید، به همراه ترجمه‌های رسمی و کپی‌های خوانا از تمامی آن‌ها.
• پرینت ایمیل تایید وقت ملاقات که از VFS Global دریافت کرده‌اید. این مدرک برای ورود الزامی است.

• اصل پاسپورت معتبر و کپی از صفحات مورد نیاز آن.

• پول نقد کافی (یورو و ریال) برای پرداخت هزینه‌های احتمالی.

پوشش مناسب و رفتار حرفه‌ای: هرچند ممکن است برای تایید مدارک مصاحبه رسمی انجام نشود، اما رعایت پوشش رسمی و مرتب و همچنین رفتار مودبانه و حرفه‌ای در محیط سفارت یا مرکز VFS توصیه می‌شود. این امر نشان‌دهنده احترام شما به فرآیند اداری است.

رعایت مقررات امنیتی:

• از همراه داشتن هرگونه وسایل غیرمجاز مانند انواع سلاح سرد و گرم، مواد محترقه و آتش‌زا، اشیاء تیز و برنده (مانند چاقو، قیچی، ناخن‌گیر) جداً خودداری کنید.
• محدودیت در همراه داشتن کیف‌های بزرگ و وسایل الکترونیکی (مانند لپ‌تاپ، تبلت) وجود دارد. ممکن است از شما خواسته شود این وسایل را قبل از ورود تحویل دهید یا اصلاً اجازه ورود با آن‌ها داده نشود. تنها یک کیسه پلاستیکی شفاف حاوی مدارک معمولاً مجاز است.
• همراه داشتن پیجر و واکی‌تاکی در داخل مجموعه VFS Global مجاز نیست و این وسایل در انبار امانات نیز نگهداری نمی‌شوند.
• رعایت قانون حجاب در مراکز درخواست ویزا در ایران الزامی است.
• معمولاً تنها متقاضیان اصلی اجازه ورود به مرکز VFS یا بخش کنسولی سفارت را دارند. استثنائات شامل والدین یا قیم قانونی کودکان زیر 18 سال است که فرزند خود را همراهی می‌کنند. افراد دیگر اجازه ورود نخواهند داشت.

فرآیند در مرکز VFS Global (یا سفارت، بسته به محل ارائه مدارک برای لگالیزاسیون):

• پس از ورود و احراز هویت، مدارک شما دریافت و بررسی اولیه می‌شوند.

• در صورتی که فرآیند لگالیزاسیون با درخواست ویزا همزمان باشد، یا اگر برای اولین بار اقدام می‌کنید و اطلاعات بیومتریک شما قبلاً ثبت نشده باشد، انگشت‌نگاری (ثبت اطلاعات بیومتریک) و عکس‌برداری دیجیتال از شما انجام خواهد شد. اسکنر اثر انگشت دیجیتال بدون استفاده از جوهر عمل می‌کند. برای عکس دیجیتال، صورت باید کاملاً مشخص باشد و استفاده از عینک آفتابی یا کلاه (مگر به دلایل مذهبی با رعایت پوشش کامل صورت) مجاز نیست.

• پرداخت هزینه‌ها (در صورتی که قبلاً به صورت آنلاین پرداخت نشده باشد) در همین مرحله انجام می‌شود.

• معمولاً برای صرف تایید مدارک، مصاحبه رسمی انجام نمی‌شود. تمرکز بر بررسی صحت و اصالت مدارک و تطابق آن‌ها با ترجمه‌ها است.
• پس از تحویل مدارک و انجام مراحل لازم، رسیدی به شما ارائه خواهد شد که باید آن را برای پیگیری‌های بعدی نزد خود نگه دارید.

پس از تایید مدارک: اعتبار و پیگیری

پس از ارائه مدارک و انجام فرآیند لگالیزاسیون توسط سفارت بلژیک، دو نکته مهم مطرح می‌شود: مدت زمان اعتبار این تاییدیه و چگونگی پیگیری وضعیت و دریافت مدارک تایید شده.

مدت زمان اعتبار مدارک تایید شده (لگالایز شده): مدارکی که توسط سفارت بلژیک لگالایز (قانونی) می‌شوند، دارای مدت اعتبار محدودی هستند. این محدودیت زمانی یک عامل بسیار مهم است که متقاضیان باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند و فرآیند لگالیزاسیون را با زمان‌بندی سایر مراحل مهاجرت یا ارائه مدارک به نهاد مربوطه در بلژیک هماهنگ کنند. در غیر این صورت، ممکن است اعتبار مدارک منقضی شده و نیاز به طی مجدد کل فرآیند پرهزینه و زمان‌بر ترجمه و تایید باشد.

• مدارک هویتی، تحصیلی و شغلی: این دسته از مدارک پس از تایید توسط سفارت بلژیک، معمولاً به مدت 6 ماه اعتبار دارند.
• ترجمه رسمی اسناد حقوقی: اسنادی مانند سند مالکیت، گواهی عدم سوء پیشینه، و وکالت‌نامه‌های رسمی، پس از تایید، معمولاً دارای اعتبار کوتاه‌تری، یعنی 3 ماه هستند.

بنابراین، بسیار حیاتی است که متقاضیان پس از دریافت مدارک لگالایز شده، در اسرع وقت نسبت به استفاده از آن‌ها برای هدف مورد نظر (مثلاً ثبت‌نام در دانشگاه، ارائه به کارفرما، یا ارائه به اداره مهاجرت بلژیک) اقدام نمایند. در صورتی که مدارک قانونی شده در مدت اعتبار به مرکز مورد نظر در بلژیک ارائه نشوند، احتمالاً نیاز به تکرار مراحل استعلام داخلی، ترجمه و تاییدیه مجدد خواهد بود.زمان جوابدهی و پردازش: زمان دقیقی که برای فرآیند لگالیزاسیون مدارک در سفارت بلژیک صرف می‌شود، می‌تواند بسته به حجم کاری سفارت، نوع و تعداد مدارک و شرایط خاص هر پرونده متفاوت باشد. در حالی که زمان پاسخ‌دهی برای درخواست ویزا ممکن است حدود 10 تا 14 روز کاری باشد ، فرآیند صرف لگالیزاسیون ممکن است زمان متفاوتی داشته باشد. در برخی موارد، پس از تحویل مدارک در مرکز VFS Global (اگر مدارک ابتدا آنجا تحویل داده شوند)، ممکن است یک بررسی اولیه حدود 2 هفته به طول انجامد و سپس مدارک برای تایید نهایی به سفارت ارجاع داده شوند. متقاضیان باید این بازه‌های زمانی را در برنامه‌ریزی خود لحاظ کنند.پیگیری وضعیت پرونده: در صورتی که مدارک از طریق VFS Global ارائه شده باشند، معمولاً امکان پیگیری وضعیت پرونده از طریق وب‌سایت این شرکت و با استفاده از شماره مرجع دریافتی وجود دارد. برای اطلاع از روش دقیق پیگیری، بهتر است در زمان تحویل مدارک از مسئولین مربوطه سوال شود.

اطلاعات تماس و آدرس‌های ضروری

دسترسی به اطلاعات تماس و آدرس صحیح سفارت بلژیک و مرکز VFS Global برای متقاضیان تایید مدارک بسیار حائز اهمیت است. در ادامه، این اطلاعات بر اساس منابع موجود گردآوری شده است. توصیه می‌شود همواره آخرین اطلاعات را از وب‌سایت‌های رسمی نیز استعلام نمایید.

سفارت بلژیک در تهران:

• آدرس: تهران، الهیه، خیابان آقا بزرگی، بن بست شیرین، پلاک 4. این آدرس در اکثر منابع تکرار شده است. (یک منبع آدرس دیگری در خیابان فرشته ذکر کرده بود که با توجه به تکرر آدرس الهیه، به نظر می‌رسد آدرس الهیه صحیح‌تر یا مرتبط‌تر با امور کنسولی باشد).

• تلفن‌های بخش‌های مختلف سفارت (کد 021):

  • بخش ویزا: 22248582
  • بخش کنسولی: 22398780
  • بخش سیاسی: 22391909
  • سایر شماره‌های ذکر شده برای سفارت: 22041617 - 22049247 - 22040073
• فکس: 22247313 / 22391160
• آدرس ایمیل: [email protected]
• ساعات کاری بخش ویزا و کنسولی برای تماس تلفنی: یکشنبه تا پنجشنبه، از ساعت 10:00 صبح تا 12:00 ظهر. (برخی منابع ساعات کاری کلی سفارت را 8:00 صبح تا 17:00 ذکر کرده‌اند که ممکن است برای مراجعات عمومی یا بخش‌های دیگر باشد).
• وب‌سایت رسمی سفارت بلژیک در ایران: https://iran.diplomatie.belgium.be (برگرفته از B-B3, B-B6) یا http://www.diplomatie.be/tehran/.

مرکز درخواست ویزای بلژیک (VFS Global):

• آدرس: تهران، میدان هروی، خیابان موسوی (گلستان پنجم)، مجتمع تجاری هروی سنتر، طبقه چهارم. این آدرس برای خدمات مربوط به بلژیک در اکثر منابع تایید شده است..
• تلفن‌های تماس VFS Global (کد 021): 91314201 و 91008042 (ساعات پاسخگویی معمولاً 8:00 صبح تا 4:00 بعد از ظهر). شماره دیگری نیز (72986002) ذکر شده است.
• آدرس ایمیل VFS Global: [email protected].

• ساعات کاری VFS Global:

  • به طور کلی: یکشنبه تا پنجشنبه، از ساعت 8:00 صبح تا 17:00 بعد از ظهر (برای تحویل مدارک و پاسخگویی به سوالات).
  • ساعات دریافت گذرنامه: معمولاً 9:00 صبح تا 16:00 بعد از ظهر.
  • ساعات پذیرش درخواست‌ها (احتمالاً برای ویزا): در برخی منابع به روزهای یکشنبه، سه‌شنبه و پنجشنبه از ساعت 8:00 تا 14:00 اشاره شده است. برای لگالیزاسیون مدارک، باید ساعات دقیق وقت رزرو شده ملاک قرار گیرد.

جدول زیر اطلاعات تماس ضروری را به صورت خلاصه ارائه می‌دهد:

این جدول به عنوان یک مرجع سریع برای دسترسی به اطلاعات تماس و آدرس‌های مورد نیاز عمل می‌کند. با این حال، با توجه به احتمال تغییرات، همیشه بررسی آخرین اطلاعات از منابع رسمی توصیه می‌شود.

جمع‌بندی: توصیه‌های نهایی برای موفقیت در فرآیند تایید مدارک

فرآیند تایید مدارک برای ارائه به مقامات بلژیکی، هرچند ممکن است در نگاه اول پیچیده و زمان‌بر به نظر برسد، با برنامه‌ریزی دقیق، آگاهی از مراحل و رعایت نکات ضروری، قابل مدیریت است. موفقیت در این مسیر نیازمند توجه به جزئیات و پیگیری مستمر است.

مجدداً بر اهمیت دقت فوق‌العاده در آماده‌سازی مدارک و صحت ترجمه‌های رسمی تاکید می‌شود. هرگونه نقص یا اشتباه در این مرحله می‌تواند منجر به تاخیر یا حتی عدم پذیرش مدارک شود. همچنین، لزوم پیگیری آخرین اطلاعات و تغییرات احتمالی در رویه‌ها، هزینه‌ها و لیست مدارک مورد نیاز از طریق وب‌سایت‌های رسمی سفارت بلژیک و شرکت VFS Global، یک اصل خدشه‌ناپذیر است. مقررات کنسولی ممکن است تغییر کنند و اتکا به اطلاعات قدیمی می‌تواند مشکل‌ساز باشد.

اقدام به‌موقع و در نظر گرفتن زمان‌بندی کلی فرآیند مهاجرت یا ارائه مدارک به نهاد بلژیکی بسیار حیاتی است. با توجه به محدودیت اعتبار مدارک لگالایز شده و همچنین زمان مورد نیاز برای طی مراحل مختلف (از ترجمه تا رزرو وقت و پردازش نهایی)، شروع زودهنگام فرآیند توصیه می‌شود.

در طول این فرآیند بوروکراتیک، حفظ آرامش و صبوری کلیدی است. مواجهه با سیستم‌های آنلاین، صف‌های احتمالی و رویه‌های اداری می‌تواند گاهی خسته‌کننده باشد، اما با آمادگی و دید مثبت می‌توان این مراحل را پشت سر گذاشت.

در نهایت، اگر فرآیند برای شما بسیار پیچیده به نظر می‌رسد یا با کمبود وقت مواجه هستید، می‌توانید گزینه مشاوره با کارشناسان امور مهاجرت یا موسسات خدماتی معتبر را در نظر بگیرید. این موسسات می‌توانند در زمینه آماده‌سازی مدارک، رزرو وقت و ارائه راهنمایی‌های لازم به شما کمک کنند. با این حال، در انتخاب اینگونه موسسات باید با احتیاط عمل کرده و از اعتبار و سابقه آن‌ها اطمینان حاصل نمایید و همواره به یاد داشته باشید که مسئولیت نهایی صحت اطلاعات و مدارک با خود شماست.